Όταν πρέπει να κάνουμε μια παρουσίαση, μας πιάνει άγχος. Πρέπει να παρουσιάσουμε τη δουλειά μας (εργασία, προτάσεις) μπροστά σε κάποιο κοινό, να τραβήξουμε την προσοχή του και να εξάψουμε το ενδιαφέρον του. Αλήθεια πόσο εύκολο μπορεί να είναι αυτό;
Για να δημιουργήσουμε μια αποτελεσματική παρουσίαση, δεν αρκεί απλά να ξέρουμε να χρησιμοποιούμε το PowerPoint, αλλά θα πρέπει να γνωρίζουμε και πως να εκμεταλλευτούμε με τον καλύτερο τρόπο όλες τις δυνατότητες που μας παρέχει.
Do: Όταν έχετε παρουσίαση, φτάστε εκεί νωρίτερα και ελέγξτε αν λειτουργεί σωστά ο εξοπλισμός σας. Μια παρουσίαση περιλαμβάνει έναν πιο σύνθετο εξοπλισμό από μια λάμπα 100 βατ πάνω στην οποία θα βάλετε ένα πλαστικό. Ο εξοπλισμός δεν είναι πολύπλοκος, απλά πρέπει να βεβαιωθείτε ότι οι συνδέσεις είναι σταθερές και έχουν γίνει σωστά.
Don’t: Μην χρησιμοποιείτε σκούρα γραμματοσειρά σε σκούρο φόντο ή φωτεινή γραμματοσειρά σε φωτεινό φόντο. Όσο και να φαίνεται απίθανο, πολλοί παραβιάζουν συχνά αυτό τον κανόνα. Επίσης, μην χρησιμοποιείτε σκούρο φ
όντο σε ένα ανεπαρκώς φωτισμένο δωμάτιο ή φωτεινό φόντο σε ένα καλά φωτισμένο δωμάτιο, γιατί θα είναι δύσκολο για το κοινό να διαβάσει τη διαφάνεια.
Do: Χρησιμοποιήστε μεγάλο μέγεθος γραμματοσειράς. Το μικρό μέγεθος είναι δύσκολο να διαβαστεί και μπορεί να μην προβληθεί καλά από έναν προτζέκτορα με χαμηλή ανάλυση. Ένας γενικός κανόνας για τις διαφάνειες είναι ότι, αν μπορείτε να τις διαβάσετε εύκολα ακόμα και όταν είναι στο πάτωμα και εσείς όρθιοι, σημαίνει ότι η γραμματοσειρά έχει το σωστό μέγεθος. Στο PowerPoint σωστό μέγεθος θεωρείται το 24pt (Times New Roman), όχι μικρότερο.
Don’t: Μην χρησιμοποιείτε ανόητες/άχρηστες κινήσεις/clip-art, κυρίως σε μια τεχνική συζήτηση. Για κάθε κίνηση που περιλαμβάνετε, αναρωτηθείτε αν πράγματι τη χρειάζεστε, και αν η διαφάνεια μπορεί να εξηγηθεί και χωρίς αυτή. Η μόνη σωστή χρήση κίνησης είναι για να δείξετε τη πρόοδο ενός γεγονότος. Οι πιο αποτελεσματικές παρουσιάσεις του PowerPoint είναι αυτές που παραμένουν απλές, με διαγράμματα που είναι εύκολα να τα καταλάβει κανείς και γραφικά που εκφράζουν αυτό που πραγματικά θέλει να πει ο ομιλητής. Η κίνηση, από την άλλη, είναι ελκυστική, αλλά συχνά περιττή για να παρουσιάσει τα βήματα μιας διαδικασίας ή έναν αλγόριθμο. Είναι τελείως περιττή για τα φόντα, τις μεμονωμένες κουκίδες, τα σχόλια, το πρώτο πράγμα που εμφανίζεται σε μια διαφάνεια κτλ.
Do: Προσέξτε πότε πρέπει να μιλήσετε! Μια πιθανή παγίδα είναι τα σχόλια του ομιλητή που γίνονται αμέσως όταν εμφανίζεται μια νέα διαφάνεια. Αυτό απλά αποσπά την προσοχή του κοινού. Μια καλά οργανωμένη παρουσίαση εμφανίζει μια νέα διαφάνεια, δίνει στο κοινό χρόνο για να τη διαβάσει και να την κατανοήσει, και συνεχίζει με τα σχόλια που διευρύνουν και ενισχύουν αυτό που βρίσκεται στην οθόνη. Ο Κέρ λέει: «Πότε μην μιλάτε όταν εμφανίζεται μια νέα διαφάνεια».
Don’t: Μην παπαγαλίζετε ό,τι γράφετε στο PowerPoint. Μια από τις επικρατέστερες και πιο «καταστροφικές» συνήθειες των χρηστών του PowerPoint είναι να διαβάζουν απλά την οπτική παρουσίαση στο κοινό. Αυτό είναι όχι απλά περιττό, αλλά μετατρέπει ακόμα και την πιο οπτικά ελκυστική παρουσίαση σε εξαιρετικά ανιαρή. Στην τελική, ποιος είναι ακριβώς ο ρόλος σας εκεί; Το PowerPoint λειτουργεί καλύτερα όταν υπάρχουν προφορικά σχόλια που συζητούνται, και όχι όταν απλά επαναλαμβάνετε ό,τι βλέπετε στην οθόνη. Η Ρομπέρτα Πρέσκοτ, της εταιρίας Πρέσκοτ, ανέφερε: «Ακόμα και με το PowerPoint, πρέπει να έχετε οπτική επαφή με το κοινό σας. Δεν έχουν έρθει για να δούνε την πλάτη σας».
Do: Κάντε διαλλείματα. Το PowerPoint είναι πιο αποτελεσματικό σαν ένα οπτικό συμπλήρωμα στον προφορικό λόγο. Οι έμπειροι χρήστες του δεν φοβούνται να αφήσουν κάποιες φορές την οθόνη κενή. Αυτό και επιτρέπει στο κοινό να κάνει ένα οπτικό διάλλειμα, αλλά και είναι πιο αποτελεσματικό στο να επικεντρώνει την προσοχή του σε αυτά που λέγονται, όπως σε μια ομαδική συζήτηση ή σε διάφορες απορίες και διευκρινίσεις.
Don’t: Μην υποθέτετε ότι η παρουσίασή σας θα λειτουργήσει στο laptop κάποιου άλλου. Οι δισκέτες χαλάνε, οι εκδόσεις των λογισμικών δεν ταιριάζουν, δεν υπάρχει χώρος στο δίσκο, δεν υπάρχει αρκετή μνήμη. Αυτοί και πολλοί άλλοι παράγοντες μπορούν να ακυρώσουν την υπόθεσή σας. Αν σας δώσουν laptop για να κάνετε την παρουσίασή σας, τουλάχιστον βεβαιωθείτε ότι έχει αρκετό χώρο στο δίσκο (ώστε να μη χρειαστεί να κάνετε την παρουσίαση από την αργή δισκέτα σας), επαρκής μνήμη, ότι δεν έχει ενεργοποιημένη την προφύλαξη οθόνης ή την αναμονή (γιατί μπορεί να σας προκαλέσουν προβλήματα κατά τη διάρκεια της παρουσίασης), και ότι έχει την κατάλληλη έκδοση λογισμικού που χρειάζεστε, συμπεριλαμβανομένου του PowerPoint.
Do: Χρησιμοποιήστε και άλλες εικόνες και γραφικά για ποικιλία και για να κάνετε την παρουσίαση σας οπτικά πιο ελκυστική. Μην την περιορίζετε σε όσα σας προσφέρει το PowerPoint. Επίσης μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και βίντεο. Ο Ράμον Ρέι, τεχνολογικός σύμβουλος στη Νέα Υόρκη, ανέφερε: «Συνήθως βάζω ένα ή δύο βίντεο στις παρουσιάσεις μου. Βοηθάει στο χιούμορ, μεταφέρει ένα μήνυμα και χαλαρώνει το κοινό».
Don’t: Μην χρησιμοποιείτε πολλούς αριθμούς. Το δέλεαρ του PowerPoint είναι η ικανότητα να μεταφέρει ιδέες και να υποστηρίζει τα σχόλια του ομιλητή με συνοπτικό τρόπο. Αυτό όμως είναι δύσκολο να επιτευχτεί μέσα από την ασάφεια των αριθμών και των στατιστικών στοιχείων. Ως επί το πλείστον, οι πιο αποτελεσματικές παρουσιάσεις δεν κουράζουν αυτούς που τις βλέπουν με πολλές φιγούρες και αριθμούς. Αυτά αφήστε τα για αργότερα, για φυλλάδια που θα διανείμετε στο τέλος της παρουσίασης. Αν θέλετε να δώσετε έμφαση σε ένα στατιστικό στοιχείο στο PowerPoint, χρησιμοποιήστε ένα γραφικό ή μια εικόνα, έτσι θα μπορέσετε να εξηγήσετε καλύτερα αυτό που θέλετε να πείτε. Ο Κέρ λέει χαρακτηριστικά: «Για παράδειγμα, όταν κάποτε μιλούσα για τη διάδοση της ασθένειας του Αλτσχάιμερ, χρησιμοποίησα την φωτογραφία μιας ηλικιωμένης γυναίκας αντί να «πετάξω» απλά ένα νούμερο».
Do: Ελέγξτε αν η ανάλυση του προτζέκτορα είναι ίδια με αυτή του laptop σας. Αν δεν είναι, τότε οι διαφάνειές σας μπορεί να κόβονται, κάποιες να παραλείπονται ή να μην φαίνονται οι γραμμές αναζήτησης.
Don’t: Μην χρησιμοποιείτε το ποντίκι σαν δείκτη. Αν το κουνήσετε κατά τη διάρκεια μιας παρουσίασης θα εμφανιστεί ο κέρσορας. Συνήθως είναι δύσκολο να εστιάσετε ακριβώς σε αυτό που θέλετε με αυτόν. Επιπλέον, κάποια ποντίκια (όπως τα touchpad στα laptop) προκαλούν σύγχυση και μπορεί να χρειαστεί να μετακινήστε το πληκτρολόγιο ή να κοιτάτε το ποντίκι ενώ ο κέρσορας κινείται άσκοπα. Είναι πιο γρήγορο, πιο ακριβές και πιο φυσικό να δείχνετε απλά με το δάχτυλο.
Do: Κάντε τις απαραίτητες διορθώσεις πριν την τελική παρουσίαση. Ποτέ μην ξεχάσετε την πλευρά του κοινού. Όταν θα τελειώσετε με την προετοιμασία των διαφανειών, υποθέστε ότι είστε ένας από αυτούς που σας παρακολουθούν. Αν κάτι σας φαίνεται ανιαρό, ότι αποσπά την προσοχή ή ότι μπορεί να επιφέρει κάποια σύγχυση, διορθώστε το. Το πιο πιθανό είναι η συνολική σας παρουσίαση να γίνει καλύτερη.
Don’t: Μην διανείμετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της παρουσίασης. Κάποιοι μπορεί να διαφωνήσουν με αυτό, αλλά ποιος ομιλητής θέλει να μιλάει σε ένα κοινό που δεν τον προσέχει επειδή διαβάζει την περίληψη όσων θα πει; Περιμένετε μέχρι να τελειώσετε και μετά διανείμετε τις σημειώσεις σας, εκτός και αν είναι επιτακτικό το κοινό να παρακολουθεί ένα φυλλάδιο κατά τη διάρκεια της παρουσίασης.
